Digitale Kanzleiprozesse,
die im Alltag funktionieren.
Ich analysiere bestehende Abläufe, kläre Zuständigkeiten und begleite die praktische Umsetzung mit DATEV. So entsteht aus einzelnen Anwendungen ein verständlicher Prozess, den das ganze Team im Alltag anwenden kann.
Warum neue Software allein noch keinen guten Ablauf schafft
Viele Kanzleien arbeiten bereits mit digitalen Werkzeugen. Trotzdem bleiben Medienbrüche, Rückfragen und individuelle Zwischenlösungen bestehen.
- Belege und Informationen kommen über mehrere Kanäle an
- Zuständigkeiten unterscheiden sich je nach Mitarbeiter oder Mandat
- Wissen steckt in einzelnen Köpfen statt in einem gemeinsamen Ablauf
- Manuelle Zwischenschritte bleiben bestehen, obwohl Systeme vorhanden sind
- Neue Arbeitsweisen werden eingeführt, aber im Tagesgeschäft nicht konsequent genutzt
Digitalisierung wird wirksam, wenn Eingang, Bearbeitung, Verantwortung und Übergabe als ein zusammenhängender Prozess gedacht werden.
Als Steuerfachangestellter und Fachassistent Digitalisierung und IT-Prozesse verbinde ich fünf Jahre Finanzbuchhaltung in Steuerkanzleien mit zwei Jahren Beratung für digitale Prozessoptimierung.
Ich betrachte den gesamten Ablauf: wie Informationen durch die Kanzlei laufen, wer an welcher Stelle übernimmt und wie die neue Arbeitsweise im Team eingeführt wird.
Vom heutigen Ablauf zu einer klaren Arbeitsweise.
Die Zusammenarbeit beginnt bei einem klar abgegrenzten Prozess. Daraus entwickeln wir eine Arbeitsweise, die zu Ihrer Kanzlei, Ihrem Team und den vorhandenen DATEV-Anwendungen passt.
Abläufe aufnehmen
Bestehende Arbeitsschritte, Übergaben, Zuständigkeiten und Medienbrüche werden gemeinsam sichtbar gemacht. Dabei zeigt sich, wo der Prozess stockt und welche Ursache dahinterliegt.
Zielprozess entwickeln
Für den ausgewählten Ablauf werden Eingang, Bearbeitung, Freigabe und Übergabe klar festgelegt. Vorhandene DATEV-Funktionen und geeignete Schnittstellen werden passend eingebunden.
Im Team einführen
Rollen, Arbeitsschritte und Ausnahmen werden verständlich dokumentiert. Das Team wird in den neuen Ablauf einbezogen und für die praktische Anwendung geschult.
Technische Infrastrukturprojekte wie eine Umstellung auf DATEV SmartIT werden durch den DATEV-Systempartner umgesetzt. Ich begleite die Abstimmung, übersetze Anforderungen in klare Arbeitsschritte und unterstütze bei der Einführung.
Mandanten digital anbinden, ohne das Kanzleiteam zusätzlich zu belasten.
Sie wählen geeignete Mandanten aus und stellen den Kontakt her. Danach übernehme ich Bedarfsklärung, Einrichtung, Rechtevergabe und Schulung direkt mit dem Unternehmen.
Einrichtung und Schulung von DATEV Unternehmen online
Der Mandant erhält ein eigenes Angebot. Für Sie entsteht dabei kein Honorar. Die fachliche Verantwortung für das Mandat und alle steuerlichen Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
Digitalisierung beginnt beim Ablauf.
Ein guter Prozess ist für das Team verständlich, bei Vertretungen nachvollziehbar und im Tagesgeschäft verlässlich anwendbar. Daran orientiert sich die Umsetzung.
Ein vereinbarter Weg
Unterlagen und Informationen gelangen über festgelegte Kanäle in die Kanzlei.
Klare Zuständigkeiten
Jeder Beteiligte weiß, wann ein Vorgang übernommen, geprüft oder weitergegeben wird.
Nachvollziehbare Standards
Der Ablauf bleibt verständlich, wenn Mitarbeiter wechseln oder eine Vertretung übernimmt.
Was Kanzleien vorher wissen wollen.
Welche Kanzleiprozesse können wir gemeinsam bearbeiten?
Wie wird ein Kanzleiprojekt abgerechnet?
Wie wird das Team einbezogen?
Übernehmen Sie die technische DATEV-Infrastruktur?
Wie läuft die Digitalisierung einzelner Mandanten?
Wie werden Verantwortung und Verschwiegenheit geregelt?
So entsteht ein tragfähiger Prozess.
Wir beginnen mit einem konkreten Ablauf. Das hält den Umfang überschaubar und macht die Veränderung für das Team nachvollziehbar.
Ablauf auswählen
Im Erstgespräch klären wir, welcher Prozess betrachtet wird, wer beteiligt ist und welches Ergebnis erreicht werden soll.
Ist-Zustand aufnehmen
Arbeitsschritte, Systeme, Übergaben und wiederkehrende Ausnahmen werden mit den beteiligten Personen aufgenommen.
Zielprozess festlegen
Der künftige Ablauf erhält klare Zuständigkeiten, Übergabepunkte und Regeln für typische Ausnahmen.
Umsetzung begleiten
DATEV-Einstellungen, Vorlagen und Schnittstellen werden vorbereitet oder mit dem zuständigen Systempartner koordiniert.
Team einführen
Der neue Ablauf wird gemeinsam durchgegangen, dokumentiert und nach den ersten Erfahrungen gezielt nachgeschärft.
Welcher Ablauf soll besser funktionieren?
Beschreiben Sie kurz, bei welchem internen Ablauf regelmäßig Rückfragen oder zusätzliche Arbeit entstehen oder welche Mandanten digital angebunden werden sollen. Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden eine Rückmeldung. Sollte der Auftrag fachlich oder zeitlich nicht passen, teile ich Ihnen das ebenfalls mit.
Das Erstgespräch dauert 30 Minuten, findet per Microsoft Teams oder telefonisch statt und ist kostenfrei. Termine sind mit mindestens 24 Stunden Vorlauf buchbar.
Erstgespräch buchenBitte senden Sie keine Mandantendaten, Belege, Zugangsdaten oder vertraulichen Kanzleiinhalte per E-Mail.